Accès et questions techniques
Où est ConsignO ? Comment y accéder ?
ConsignO est un logiciel en ligne : https://cloud.consigno.com/#/dashboard.
Nous vous recommandons d’y accéder une première fois et de le mettre en favoris dans votre navigateur Web.
Comment transférer les accès à une autre personne en cas d’absence ?
En cas d’absence prolongée, vous pouvez demander à ce que vos accès ConsignO soient transférés à une autre personne.
Contactez le SRI : demande.sri@ete.inrs.ca
Je suis un gestionnaire, je veux signer un document avec ConsignO et mon adjointe est absente. Comment puis-je procéder ?
- Vous pouvez vous-même faire la demande pour avoir une licence et ainsi, en l’absence de votre adjointe, vous pourrez utilisez ConsignO.
- Vous pouvez demander à une autre adjointe. Chaque service et centre de l’INRS a au moins une adjointe qui possède une licence ConsignO.
- Si le document ne requiert pas une signature numérique de confiance, vous pouvez signer le document en version papier, le numériser et l’envoyer. Ou encore, utilisez la signature PDF (voir la Procédure d’utilisation de la signature numérique avec Adobe PDF).
- Si le document requiert absolument une signature numérique de confiance (ConsignO), alors nous vous recommandons d’attendre le retour de votre adjointe.
Pourquoi les messages de ConsignO sont capturés dans les « pourriels » ou dans la quarantaine ?
Une démarche a déjà été faite auprès de l’informatique pour ne plus que ceci se produise, mais si cela vous arrive, avisez l’informatique.
Le code du 2e facteur d’authentification pourrait-il être envoyé par courriel au lieu de téléphone ou SMS?
Non, Notarius a volontairement décidé de ne pas aller dans cette direction. Pourquoi ? Si le code est transmis à la même adresse courriel que l’invitation à signer le document, ce n’est plus un 2e facteur d’authentification, mais un seul facteur. On n’ajoute aucune valeur à transmettre le deuxième facteur par le premier facteur.
Est-ce qu’il y a de la formation offerte ?
La compagnie qui produit ConsignO nous fournit également des services de support, incluant des guides, vidéos et des formations gratuites en ligne.
Guides d’utilisation : https://consignocloud.com/fr/aide/guide-dutilisation/
Vidéos sur l’utilisation : https://consignocloud.com/fr/aide/videos/
Formation gratuite en ligne : https://consignocloud.com/fr/webinaires/
Cliquez sur le lien pour vous inscrire et dans la section Forfait, indiquez que vous avez un forfait Entreprise.
Vous pouvez également visionner cette capsule vidéo d’introduction au processus ConsignO : https://youtu.be/injwlHRc-D0
Fonctionnement
Comment nommer les projets de signature dans ConsignO ?
Nommer vos projets avec suffisamment de descriptifs, car vous pourrez ensuite plus facilement les repérer si vous avez plusieurs projets de signatures en cours. Cependant, il n’y a pas de convention précise à respecter.
Comment nommer les documents à signer dans ConsignO ?
Il faut absolument bien nommer les documents à signer afin de pouvoir les repérer par la suite. Suivre la convention de nommage de l’INRS.
Comment partager les contacts ?
Les contacts communs, comme les gestionnaires de l’INRS, peuvent être ajoutés au carnet d’adresses de l’organisation dans ConsignO. Contactez le SRI (demande.sri@ete.inrs.ca) pour faire ajouter un contact dans le carnet organisationnel. Quand vous créez un nouveau projet de signature, et que vous ajoutez les signataires, choisir carnet de l’organisation et vous y retrouverez tous les contacts partagés.
Vous pouvez également choisir d’ajouter des contacts au carnet d’adresse de votre service :
Comment procéder dans un cas de délégation de pouvoir ?
Un directeur remplace une personne absente et doit signer pour elle. C’est dans la préparation d’un document qu’on indique qui signe pour quelle personne.
Ajouter une mention dans le champ de signature dans le document Word ou PDF avant de le déposer dans ConsignO pour démarrer le processus de signature. C’est la même chose pour une personne qui aurait deux titres différents (assurant un intérim par exemple).
Est-ce que les adjointes peuvent signer pour les gestionnaires ?
Non. Une adjointe ne peut pas non plus accéder aux documents à signer et les signer à la place de son gestionnaire. Tout le principe de sécurité et de preuve de l’identité du signataire serait annulé. Le processus de signature est très simple pour le gestionnaire et de plus, il permet de signer plusieurs documents à la file si vous en ajoutez plusieurs dans le projet de signature dans ConsignO (https://consignocloud.com/fr/inserer-plusieurs-documents/).
Si vous souhaitez apposer une image de signature manuscrite en plus du tampon de la signature numérique, vous pouvez le faire dans le champ de signature dans le document Word ou PDF avant de le déposer dans ConsignO pour démarrer le processus de signature.
Peut-on ajouter un parafe ?
Oui. Utiliser un champ de texte. Il est possible de créer une fois le champ de texte et de le glisser plusieurs fois sur le document. Quand on prépare le document, on ajoute un champ de texte par page à parapher.
Le signataire sera obligé de compléter ces zones :
Processus
Quels types de documents doit être signés avec ConsignO
Voir le document « Aide-mémoire sur la signature numérique à l’INRS » qui contient un tableau aide-mémoire à ce sujet.
Est-ce que ConsignO est un outil de révision de documents à signer?
Non, ConsignO est un outil pour gérer le processus de signature et non pas le processus de révision du document. Quand on dépose le document dans ConsignO, il doit être en version finale et prêt à être signé.
Comment fonctionne le processus de signature dans ConsignO ?
Dans ConsignO, une seule personne gère le processus de signature d’un document. C’est-à-dire qu’une seule personne envoie le document à signer à tous les signataires. Une fois que tous les signataires ont signé, un avis automatique est envoyé à la personne qui démarré le processus.
Vous pouvez également visionner cette capsule vidéo d’introduction qui explique bien le processus ConsignO : https://youtu.be/injwlHRc-D0
Le sceau des affaires juridiques est-il en format numérique ? Est-il encore requis ?
Le sceau est encore requis et il doit être appliqué (par les affaires juridiques) en format numérique sur le document avant le dépôt du document dans ConsignO.
Est-ce que l’étape d’approbation par les affaires juridiques peut être faite dans ConsignO ?
Non, cette étape doit être faite en premier. Toujours faire approuver le document par les affaires juridiques, incluant l’application du sceau, avant de démarrer la suite du processus de signature (papier ou numérique).
Il s’agit donc d’aviser les partenaires que nous avons une étape d’approbation par nos affaires juridiques qui doit être faite en premier.
- Le partenaire doit vous envoyez le document à faire approuver par les affaires juridiques.
- Vous leur retourner le document avec le sceau des affaires juridiques.
- Ils peuvent ensuite déposer le document dans leur logiciel de signature numérique, s’ils en utilisent un, et lancer le processus de signature.
Doit-on encore remplir le formulaire « Note de transmission aux archives » ?
Non. Ce formulaire n’est plus requis. Voir les « Consignes sur l’utilisation de ConsignO » pour plus d’informations sur le dépôt des documents signés aux archives.
Doit-on encore envoyer les contrats signés aux affaires juridiques ?
Non, cette étape n’est plus requise. Vous pouvez maintenant envoyer vos documents signés directement aux archives soit papier si la signature est manuscrite, ou en format numérique si la signature est numérique. Voir les « Consignes sur l’utilisation de ConsignO » pour plus d’informations sur le dépôt des documents signés aux archives.
Divers
Que faire en cas de refus d’un partenaire externe ?
Que faire si un partenaire externe refuse d’accepter la signature numérique de l’INRS? Que faire si un partenaire externe refuse d’utiliser la signature numérique pour signer un document?
- Avant de lancer un processus de signature numérique avec un partenaire, valider si le partenaire externe est d’accord pour utiliser la signature numérique de confiance.
- Le partenaire externe a le droit de refuser d’utiliser la signature numérique. Dans ce cas, faire signer ce partenaire en premier (dans le format qu’il souhaite) et ensuite déposer le document dans ConsignO pour le reste du processus de signature.
Qu’est-ce qu’un journal d’audit?
Un journal d’audit est un fichier numérique qui documente toutes les actions portées sur un document, par quelle personne et à quel moment. Ainsi, il est possible de prouver chaque étape de la signature du document ainsi que son intégrité finale (qu’il n’a pas été altéré durant le processus de signature).
ConsignO Cloud génère automatiquement un journal d’audit complet, scellé numériquement, auquel est incorporé le document signé au format PDF/A-3 afin d’assurer la fiabilité du processus de signature.
Il n’est pas nécessaire de télécharger le journal d’audit pour tous les documents. Le journal d’audit n’est requis que si le document est à haut potentiel de risques, par exemple, si le document pourrait être contesté par ses signataires. Vous pouvez télécharger et déposer le journal d’audit dans Constellio en même temps que le document signé.
