En termes de sécurité de l’information, une des règles les plus importantes est de ne JAMAIS enregistrer nos documents de travail directement sur le disque dur de votre ordinateur de travail.
Dans le cadre d’un emploi, un portable, un ordinateur de bureau ou tout autre appareil de bureautique est conçu pour créer, échanger ou consulter des documents sous format numérique, mais la pratique de sauvegarder ces documents directement sur votre appareil est fortement déconseillée.
Mis à part des documents sans incidence administrative (notes personnelles, copies d’originaux, etc.), cette règle devrait s’appliquer à tous les documents que vous produisez ou recevez dans le cadre de vos fonctions à l’INRS.
Si vous vous demandez pourquoi, voici quelques raisons :
- la possible défaillance de votre ordinateur; votre disque dur « crashe » et vous perdez tous vos documents!
- la perte ou le vol de votre ordinateur portable; non seulement perdez-vous les informations qui s’y trouvent, mais ces dernières sont maintenant entre les mains de quelqu’un qui pourrait avoir de mauvaises intentions.
- contrairement aux serveurs partagés ou aux systèmes de gestion des documents, des copies de sauvegarde ne sont pas faites automatiquement sur votre ordinateur; une supression accidentèle de documents pourrait s’avérer très facheuse! La même situation peut survenir si vous êtes victimes d’un rançongiciel qui chiffrera tous vos documents, les rendant illisibles.
- si vous devez vous absenter du travail pour une longue période (maladie, accident), tous les documents qui se trouvent sur votre ordinateur seront difficiles d’accès sans votre mot de passe personnel; cela pourrait affecter la continuité du travail dans votre service.
- stocker tous vos documents sur votre disque dur peut ralentir significativement votre ordinateur.
- la difficulté d’accéder à vos documents de l’externe (ou avec un autre ordinateur), une pratique rendue facile par les systèmes de gestion récemment implantés à l’INRS.
Enregistrer vos documents de travail directement sur votre ordinateur est donc une pratique très dangereuse. Mais surtout, l’INRS vous offre maintenant plusieurs options pour gérer et conserver vos fichiers : Teams/Sharepoint, Constellio, OneDrive… Même les serveurs partagés peuvent encore être utilisées, même si on privilégie maintenant l’utilisation des outils précédemment mentionnés.
Enfin, pour vous guider, le SAGD a produit ce tableau qui indique sur quelles plateformes sauvegarder vos documents de travail (cliquer sur l’image du tavbleau pour l’agrandir). Et si vous acez des questions, n’hésitez pas à nous contacter au archives@inrs.ca
