On dit souvent qu’un document d’archives se distingue des livres de bibliothèques du fait qu’il est UNIQUE. Dans la réalité d’une organisation comme l’INRS, ceci est faux. Un document peut se répliquer en de multiples copies, que ce soit sous support papier ou numérique.
Au quotidien, les services administratifs produisent des documents dans le cadre de leur travail. Il s’agit généralement de ce qu’on nomme l’exemplaire principal. Pour différentes raisons, des copies pourraient être envoyées ou partagées avec d’autres unités au sein de l’organisme. Ces copies sont des exemplaires secondaires. À terme, ces copies n’ont pas être conservées. Seul l’original sera archivé.
Nous avons créé un clip qui explique la différence entre l’exemplaire principal et secondaire. Vous pouvez le consulter ici : https://www.sagd.inrs.ca/exemplaire-principal-vs-exemplaire-secondaire/
Si vous avez d’autres questions, n’hésitez sur tout pas à nous contacter au archives@inrs.ca.