Voici une liste des questions souvent posées à propos de la gestion des documents. Elles sont divisées en différentes sections pour en faciliter la lecture. Si vous avez des questions additionnelles, n’hésitez pas à contacter l’équipe du Service des archives et de la gestion documentaire au archives@inrs.ca.
Liste des rubriques :
Le rôle du Service des archives et de la gestion documentaire
Les outils de gestion des documents
L’accès aux documents
L’archivage des documents
Qui sont les personnes ressources Constellio?
Le rôle du Service des archives et de la gestion documentaire
1. Le Service des archives et de la gestion documentaire (SAGD) s’occupe-t-il seulement de l’archivage de mes dossiers?
– Non. Le SAGD soutient et encadre la gestion de l’ensemble des documents produits ou reçus par le personnel l’INRS dans l’exercice de ses fonctions, et ce dès leur création et jusqu’à leur disposition finale (conservation, tri ou destruction).
2. Est-ce que la gestion documentaire comprend autre chose que les documents qui se trouvent dans mon classeur?
– Tout à fait! La réponse est double :
1) La gestion documentaire englobe tous les types de documents, peu importe leur âge : textes, photographies, enregistrements audio-visuels, dessins techniques ou d’architecture, cartes et plans… et même de petits objets comme des médailles, des macarons ou des produits promotionnels de l’INRS.
2) La gestion documentaire, de nos jours, comprend aussi la prise en charge des documents sous format numérique. On y fait souvent référence comme la Gestion intégrée des documents (GID).
3. Au final, pourquoi devons nous classer et archiver nos documents pour qu’ils soient ensuite triés et en partie éliminés?
Une saine gestion des documents est nécessaire afin de bien protéger, repérer et conserver l’information nécessaire à la conduite de la mission d’enseignement et de recherche de l’INRS.
Aussi, en tant qu’organisme public, l’INRS doit se conformer à certaines lois en matière de gestion des documents, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
Enfin, nous éliminons les documents n’ayant plus de valeur légale, financière ou administrative afin de contrôler la masse de documents conservée. Ceci vaut autant pour les documents sous format papier que pour les documents numériques.
Les outils de gestion des documents
1. Quels outils propose le SAGD pour la gestion des documents?
En gestion documentaire, il existe deux principaux outils pour bien gérer les documents :
Le plan de classification est l’outil qui permet d’organiser les documents d’une façon logique et hiérarchique. Ceci s’applique tant aux dossiers que vous gardez dans vos classeurs qu’aux dossiers que vous créez sur votre partage réseau.
– Donc, un plan de classification permet d’uniformiser la façon dont chaque personne, dans un organisme, classe ses dossiers. Cela a de nombreux avantages (sécurité, accès, efficacité au travail…).
– Généralement, les dossiers sont organisés de façon hiérarchique (du général au détaillé) en fonction de l’activité dont ils découlent.
Le calendrier de conservation détermine le détenteur, la durée d’utilisation et de conservation des documents d’un organisme.
– Autrement dit, il vous indique combien de temps vous devez garder les documents que vous produisez (et recevez) dans le cadre de votre travail.
– Aussi, il indique aussi quels documents, au terme de leur vie administrative, doivent être conservés en permanence et lesquels doivent être éliminés.
– Il comporte donc des règles de conservation qui permettent de protéger les documents utiles d’une destruction accidentelle ou prématurée. Ces règles permettent aussi de détruire les documents n’ayant plus de valeur administrative, légale, financière ou autre. On économise alors en espace et en gestion!
– Ces règles peuvent s’appliquer tant aux documents papier qu’aux documents sous format numérique.
2. Outre le plan de classification et le calendrier de conservation, existe-t-il d’autres outils pour nous aider dans notre gestion de documents?
Le SAGD a développé (et continuera à développer) toute une série de guides, de tutoriels et de bonnes pratiques pour favoriser une saine gestion des documents à l’INRS. Vous les trouverez dans notre section Guides, trucs et astuces.
De plus, « l’outil informatique » qui permet de mettre en oeuvre le plan, le calendrier et les autres outils est le logiciel Constellio, un système permettant de gérer à la fois les documents analogiques (papier) et numériques.
L’accès aux documents
1. Est-ce que je peux demander à consulter n’importe quel document produit par l’INRS?
Non. On ne peut accéder qu’aux documents qui émanent de notre service ou unité. Et même là, il faut que vous en soyez le détenteur principal. Par exemple, les dossiers du personnel ne peuvent être vus par tous les membres de l’équipe du Service des ressources humaines.
Par contre, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels mentionne que tout citoyen peut consulter les renseignements d’un organisme public comme l’INRS qui sont jugés de nature publique.
2. Est-ce que je peux demander à voir des documents qui me concernent?
Oui. La Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels de l’INRS, en concordance avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels stipule que vos documents « ne sont accessibles qu’aux personnes qu’ils concernent et, au sein de l’INRS, qu’aux seules personnes qui ont la qualité pour les recevoir, lorsque ces renseignements personnels sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions« . Des exceptions peuvent toutefois s’appliquer dans certaines conditions bien précises. Voir la Politique à ce sujet.
3. Prêt ou réactivation, quelle est la différence?
Lorsque vous faites une requête pour un document (ou un dossier), le SAGD pourra vous l’envoyer selon une des deux modalités suivantes :
– comme prêt : le document/dossier vous est envoyé pour des fins de consultation et ce une période déterminée. Pendant la durée du prêt, le document ne doit pas être modifié, car il conserve son statut de document semi-actif.
– comme réactivation : le document/dossier vous est retourné car il est à nouveau nécessaire dans le cadre de vos activités administratives courantes (ex : réactivation du dossier d’un diplômé qui revient aux études à l’INRS). Notez que ce document/dossier devra être traité et transféré à nouveau au SAGD selon les règles du Calendrier de conservation.
L’archivage des documents
1. Combien de temps dois-je garder les documents dans mon bureau?
À la base, vous gardez vos documents et dossiers à portée de main (au stade « actif ») tant qu’ils vous sont utiles. Le Calendrier de conservation vous indique ces durées à travers ses règles de conservation. Ces règles déterminent aussi quels documents sont conservés de façon permanente et quels autres peuvent être éliminés.
En général, les délais à l’actif sont les suivants :
– un délai fixe et assez court d’une ou deux années;
– un délai ouvert codé « 888 » : conserver les documents jusqu’au dénouement du dossier (ex : dossier relatif à une révision de note)
– un délai ouvert codé « 999 » : conserver les documents jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version (ex : une politique)
2. Quand dois-je procéder à la mise en boite des dossiers qui ne sont plus actifs?
– La mise en boite (le déclassement) des dossiers se fait lorsque leur délai de conservation à l’actif est échu (tel qu’indiqué dans le calendrier de conservation).
– De façon plus pratique, on recommande de se réserver un moment à chaque année pour faire le déclassement (ex : à l’été, ou à la fin de l’année financière)
3. Est-ce que le SAGD conserve tous les documents que je lui envoie?
Non, et cela fait partie d’une saine gestion documentaire. En effet, de façon générale, plus des trois-quarts des documents produits ou reçus par une organisation sont éventuellement éliminés. Par contre, cette destruction des documents se fait seulement :
– si leur utilité administrative, légale ou financière est échue (ce délai est codifié dans le calendrier de conservation)
– si l’autorisation est donnée par le responsable du service concerné
– si les documents n’ont pas une valeur historique qui justifie leur conservation permanente.
Les documents sont ensuite détruits de façon sécuritaire et confidentielle par une firme spécialisée. Un certificat de destruction est même émis pour garantir que le travail a correctement été fait.
4. Éliminer les documents papier semble logique si leur utilité est échue, mais pouvons-nous garder les documents électroniques de façon permanente vu qu’ils ne prennent pas d’espace?
Les documents sous format numérique, bien « qu’immatériels », doivent aussi être pris en charge afin d’éviter une accumulation qui les rendrait ingérables ou difficilement repérables.
Vu la facilité avec laquelle les documents numériques peuvent être modifiés ou distribués en de multiples versions, il est aussi très important d’en encadrer tout le cycle de vie, de la première itération jusqu’à la version finale.
5. Exemplaire principal vs Exemplaire secondaire : quelle est la différence?
Dans le cadre des activités normales d’un organisme, les documents sont très souvent copiés et partagés. En conséquence, on retrouve donc l’original et de multiples copies. Ces copies sont généralement les exemplaires secondaires que l’on garde rarement passé le stade actif. Sauf exception, l’exemplaire principal appartient au responsable du dossier.
Par exemple, une copie d’un contrat peut-être envoyée au Service des affaires juridiques pour révision, mais la copie finale (et principale) appartiendra au service gère le dossier (comme le Service des ressources matérielles pour un contrat relatif à la modernisation d’un bâtiment).
En cas de doute, contactez nous : archives@iaf.inrs.ca.