Comme nous l’expliquons dans une section de notre page web, le plan de classification est un des outils essentiels de la gestion des documents dans un organisme.
Sa raison d’être, qui consiste à organiser les documents et les dossiers d’un organisme, est assez bien compris. En effet, la règle numéro un d’une saine gestion des documents (papier et numériques) est de les ordonner pour en faciliter la gestion, la sécurité et le repérage.
Son utilisation peut toutefois soulever quelques incertitudes. La question principale demeure souvent la même : « où est-ce que je classe mon dossier »?
Dans ce qui suit, nous corrigeons certains mythes à propos du plan de classification.
Mythe no. 1
Je travaille pour le Service des communications. Pour classer mes dossiers, je dois donc me limiter aux sections du plan qui concernent les communications!
Réponse : faux. Bien que vous allez classer la plupart de vos dossiers dans la section du plan qui concerne votre unité, vous pouvez aussi classer certains dossiers en utilisant d’autres sections du plan.
(Cliquez sur l’exemple ci-dessous pour l’ouvrir dans une page séparée)
Dans l’exemple ci-dessus, bien que le premier dossier trouve sa place dans la section « Communication » du plan, l’autre dossier, qui relève d’un comité officiel* de l’INRS , sera classé dans la section « Activités administratives » du plan.
(*) Ce comité est fictif et ne sert que les besoins de l’exemple
Mythe no. 2
Le plan de classification est un outil rigide sur lequel je n’ai pas de contrôle!
Réponse : faux. Le plan est un outil qui évolue avec l’organisme où il sert. Il peut donc être adapté en fonction de besoins spécifiques (ou nouveaux) de l’institution.
(Cliquez sur l’exemple ci-dessous pour l’agrandir)
Mythe no. 3
Donc, quand je veux classer un dossier qui contient un contrat, je vais voir dans la section « Affaires juridiques » du plan??
Réponse : ça semblerait logique, mais… non! Lorsque vient le temps de classer nos dossiers (ou documents) pas sujets ou par type de document, il est recommandé d’utiliser les subdivisions uniformes.
Les subdivisions uniformes sont des unités de classement qui sont complémentaires au plan de classification. Elles permettent de subdiviser le contenu de certains dossiers par sujets généraux (dossiers préparatoires, ou par types de documents (rapports, listes, contrats, etc.), et ce peu importe le service ou l’unité administrative de qui relève les documents.
Cliquez ici pour plus de détails.
Mythe no. 4
Le plan de classification est un outil rigide sur lequel je n’ai pas de contrôle (part two)!
Réponse : faux. Premièrement, notez que le plan de classification de l’INRS contient un maximum de trois niveaux hiérarchiques, comme on peut le voir dans l’extrait ci-dessous :
Toutefois, si vous désirez ajouter une structure de classement sur mesure pour votre service, il suffit d’en faire la demande au Service des archives et de la gestion documentaire. Nous pourrons alors greffer cette structure sous le dernier niveau de classement du plan officiel de l’INRS. Par exemple, pour la gestion des immeubles et terrains :
(Cliquez sur l’exemple ci-dessous pour l’agrandir)
Il est donc possible d’ajuster le plan en fonction de vos besoins. Notre but est de vous simplifier la vie tout en améliorant la gestion de vos documents!
Si vous avez d’autres questions ou commentaires concernant l’utilisation du plan de classification, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :