À partir de 2018, le Service des archives et de la gestion documentaire de l’INRS commencera à mettre en place la gestion intégrée des documents (GID), ce qui veut dire que nous devrons commencer à gérer nos documents numériques de la même façon que nous gérons nos documents papier.
Ceci implique donc une normalisation de la façon dont nous prenons en charge nos documents numériques. Pour faire cela, notre service a mis en place trois outils essentiels :
- Le plan de classification (pour savoir comment classer les documents)
- Le calendrier de conservation (pour savoir combien de temps garder les documents)
- Le logiciel Constellio, qui met en oeuvre les deux outils précédents.
À l’heure actuelle, les documents numériques ne sont pas tous gérés de la même façon à l’INRS. Ce manque d’uniformité amène de nombreux inconvénients et c’est ce que nous voulons améliorer avec vous. Les avantages qui seront ainsi amenés sont nombreux :
- Avoir un seul espace de travail pour toute l’équipe
- Mieux organiser vos documents de travail
- Ajouter des métadonnées sur vos documents
- Chercher et retrouver facilement vos documents numériques
- Localiser rapidement les documents physiques
- Gérer automatiquement les versions
- Archiver facilement les documents qui ne servent plus
Toutefois, avant de commencer à intégrer les documents qui se trouvent en ce moment sur vos serveurs, il faudra faire un certain « ménage ». C’est ici qu’interviennent de simples interventions qui permettront de faire la transition vers une gestion des documents avec Constellio.
En gros, ces bonnes pratiques consisteront en :
- Créer une arborescence normalisée dans le serveur partagé par l’ensemble d’un service ou d’une équipe
- Normaliser le nommage des documents
Voici quelques exemples d’arborescences normalisées :
Bien entendu, les pratiques mises en place prendrons en compte les besoins de chaque équipe. De plus, certaines conditions devront être présentes pour assurer le succès de la transition, soit :
- L’aval des directeurs de services
- Des espaces réseau partagés disponibles pour les services
- Une fois le projet lancé dans une équipe, tous les membres doivent participer
- L’utilisation du plan de classification de l’INRS pour organiser l’information
Nous commencerons donc à rencontrer les équipes des services administratifs de l’INRS en 2018 afin de mettre en branle cette nouvelle étape dans la gestion de nos documents.
Si vous voulez déjà vous y mettre, voyez cette notre page des Guides, trucs et astuces où se trouvent une foule de conseils à ce sujet.