Le mois de mai a été marqué par deux événements importants pour le Service des archives et de la gestion documentaire (et aussi pour l’INRS!) :
- la mise à la retraite du logiciel Documentik
- la mise en service de Constellio auprès de plusieurs personnes-ressources de l’administration de l’INRS
L’écran d’accueil du logiciel Constellio
C’est à partir de la fin des années 1990 que Documentik est utilisé à l’INRS. Basé sur le logiciel FileMaker, Documentik est un produit développé au Québec qui a été adopté par de nombreux organismes pour la gestion de leurs documents.
L’écran d’accueil du logiciel Documentik
À l’INRS, ce logiciel a servi de façon irréprochable pendant de nombreuses années. Toutefois, avec l’omniprésence du numérique, il était devenu évident qu’il fallait passer à un système plus évolué qui nous permettrait de gérer tout aussi bien nos documents traditionnels que numériques.
C’est ici qu’entre en jeu Constellio (voir les billet écrits sur ce logiciel ici, et ici). Bien que le personnel du Service des immeubles et équipements du Centre INRS-Institut Armand-Frappier utilise Constellio depuis l’automne 2017 dans le cadre d’un projet-pilote, le « lancement » officiel de ce logiciel auprès de nos principales personnes-ressources de l’administration s’est fait à la fin du mois de mai 2018.
Les participant(e)s à la formation Constellio à Québec, mai 2018. Photo : Maude Côté
L’archiviste Jeanne Darche lors de la formation de mai 2018. Photo : Maude Côté
Dans une première phase, Constellio ne servira qu’à gérer les documents et dossiers sous format analogique (papier). Toutefois, dès l’automne 2018, la gestion des documents sous format numérique sera progressivement mise en place dans les différents services de l’INRS.
Une nouvelle étape commence donc pour la gestion des documents à l’INRS et le Service des archives et de la gestion documentaire est très fier d’être une des principales parties prenantes dans ce projet institutionnel!